Principe du module
Table des matières
Le principe du module
La paie est assurée chaque mois par les Trésoreries Générales grâce à l’envoi par chaque établissement d’un fichier satisfaisant à la norme GEST de la DGFIP. C’est la production de ce fichier et des documents liés, qu’assure le module Paie-GEST de Virtualia.
La saisie des dossiers et des actes de gestion concernant les agents est assurée dans le logiciel Virtualia, au fur et à mesure des mesures prises (arrêtés, décisions, décrets,…).
Le module de préparation de la paie détecte l’ensemble des évènements de gestion saisis depuis la paie du mois précédent, et les propose sous la forme des mouvements GEST correspondants, en satisfaisant aux règles de gestion des statuts traités.
Les mouvements sont de différents types selon les données qu’ils portent : 00, 01, 02, 03, 04, 05, 07, 09, 19, 20, 21, 22, 40, 41, 42, 45, 60, 65, 80, 90, 91 et 92, 9C, 9G, AA
Les mouvements proposés par le module Paie-GEST peuvent être complétés par la saisie directe de tout mouvement par le gestionnaire.
Ces mouvements, une fois confirmés, constituent chaque mois le fichier des mouvements transmis à la DGFIP (« fichier GEST »), accompagnés de la liste des entrées et des pièces justificatives correspondantes. Il est possible de faire une paie d’acompte et plusieurs « remises » (envoi d’un fichier GEST avec ses documents justificatifs) chaque mois.
Après réalisation de la paie par la DGFIP, Virtualia permet d’importer les fichiers transmis en retour, à savoir : les fichiers LR (compte-rendu des mouvements GEST transmis : validés, rejetés ou modifiés), la nouvelle situation de paie DGFIP des dossiers agents (fichiers de la « base paie »), et le détail de la masse salariale et des bulletins de paie (fichiers KA) du mois.
Des outils d’analyse complètent le module de préparation de paie :
- Vérification de l’intégrité des dossiers pour une prise en charge correcte en paie : données manquantes, erronées, incohérentes…
- Liste des flux depuis la dernière paie : avancements de carrière (avancements d’échelon, de grade, de corps), changements d’affectation (établissement, affectation fonctionnelle), changements de statut, de position, de modalité de service,…
- Liste des écarts entre les situations administratives observées dans Virtualia et celles connues en paie (indices majorés différents, …)
- Synthèse des effectifs : par mois et par année : effectifs totaux, effectifs payés, ETP travaillés et financiers, entrées, sorties, effectifs par sexe, statut, catégorie, corps, position administrative, modalité de service, filière, corps d’emplois permanents
- Synthèse des rémunérations : masse salariale par mois : traitement brut (traitement de base indiciaire + régime indemnitaire), coûts budgétaires (brut + parts patronales), détail par rubrique de paie, par type de rémunération, et par imputation budgétaire.
Ces résultats peuvent être obtenus par établissement, ou par direction. Le logiciel produit les graphiques correspondants et restitue l’ensemble de ces synthèses sous la forme d’extractions au format « Txt », « Csv » ou « Pdf ».
On dispose donc, pour chaque dossier à rémunérer :
- De sa situation en paie (connue par le traitement mensuel des fichiers de base paie fournis par la DGFIP),
- De sa situation en gestion (dossier Virtualia),
- Des mouvements préparés pour la paie en cours,
- De l’historique des bulletins de paie de l’agent,
- Des historiques de gestion (Virtualia) et de paie (mouvements DGFIP),
- Du comparatif entre sa situation actuelle en gestion (Virtualia) et en paie (DGFIP).
Le module de préparation de la paie de Virtualia autorise donc le passage à une gestion RH / PAIE intégrée, fiabilisant la gestion et ses conséquences sur la paie des agents, supprimant les ressaisies d’informations individuelles par les services, apportant une meilleure visibilité sur les évolutions dans la situation administrative des agents, et permettant une maîtrise des flux, des effectifs et des rémunérations.
Les étapes de production du fichier GEST
Le principe sur lequel repose la constitution du fichier GEST est de traiter uniquement les différences par rapport à la paye du mois précédent. Ainsi un dossier n’ayant vu aucune évolution au cours du mois écoulé, ne figurera pas dans le fichier GEST.
Pour satisfaire cette règle, la DGFIP adresse au service gestionnaire, après chaque paie :
- La « base-paie », image des dossiers tels qu’ils sont connus à la DGFIP, et tels qu’ils ont servi à faire la paye du mois ; cinq types de fichiers la constituent : fichiers BA, DA, HI, HD et SR.
- Les fichiers LR, qui portent les modifications effectuées par la DGFIP pour faire la paye, postérieurement à la réception des informations du service gestionnaire : ce sont en fait les mouvements GEST du mois précédent éventuellement corrigés a posteriori par la DGFIP
- Les fichiers KA, qui portent les résultats du calcul de paie, c’est-à-dire toutes les lignes des bulletins de salaire.
Toutes ces informations sont intégrées dans Virtualia via le module Paie-GEST.
Il est alors possible pour Virtualia de comparer la situation connue lors de la dernière paye, et la situation du dossier au moment de faire la paie du mois en cours.
Le module Paie de Virtualia exploite ces différences pour bâtir le fichier GEST. Celui-ci est adressé à la DGFIP, qui effectue la paye et la production des bulletins de paie. En retour, la DGFIP transmet la « base-paie », les fichiers LR et KA au service gestionnaire.
Au cours de la période de traitement de la paie, le service gestionnaire peut envoyer successivement plusieurs fichiers GEST à la DGFIP au cours de « remises » successives numérotées.
La DGFIP n’envoie la base-paie et les fichiers LR et KA que lorsqu’elle a elle-même clôturé la paie. Il est fréquent que le service gestionnaire commence à travailler sur la paye du mois suivant, sans avoir encore reçu ces fichiers essentiels à la production des fichiers GEST. Dans ce cas de figure, Virtualia travaille à la production des fichiers GEST en se basant sur les mouvements envoyés à la DGFIP pour la paie du mois précédent.
Le fichier GEST
Le fichier GEST est constitué de l’ensemble des mouvements traduisant les évolutions intervenues dans les dossiers à prendre en compte en paie.
Les mouvements sont de différents types selon l’information traitée :
| NUMERO DE MOUVEMENT | CONTENU |
|---|---|
| 00 | Nom et prénom |
| 01 | Poste Grade Indice |
| 02 | Eléments de rémunération |
| 03 | Temps partiel |
| 04 | Mode de paiement |
| 05 | Indemnités ou retenues permanentes |
| 07 | Heures, journées, vacations |
| 09 | Indemnité compensatrice |
| 20 | Indemnités ou retenues exceptionnelles |
| 21 | Heures supplémentaires |
| 22 | Indemnités gérées historiquement |
| 40, 41, 42 | Rémunérations pré-calculées |
| 45 | Rémunérations pré-calculées permanentes |
| 60 | Service non fait |
| 65 | Jours de carence |
| 80 | Changement du N° INSEE |
| 90 | Nom patronymique |
| 91 et 92 | Adresse |
| 9C | Prise en charge d’un allocataire |
| 9G | Prise en charge d’un enfant |
| AA | Acomptes automatiques |
Chaque mouvement (204 caractères) est constitué de six zones :
- Une zone commune à tous les mouvements (41 caractères), comportant notamment la date de la paye, le type de chaîne de paye (acompte ou normale), le numéro de remise, le ministère, le code du service gestionnaire, le numéro INSEE et le numéro de dossier de l’agent, ainsi que le code mouvement indiquant le contenu ;
- Une zone propre à chaque mouvement (67 caractères), contenant les informations utiles ;
- Une zone « libellé » (52 caractères) indiquant le motif du mouvement ;
- Une zone (30 caractères) portant le nom et le prénom de l’agent concerné ;
- Une zone (14 caractères) portant, entre autres, l’identifiant de l’agent dans Virtualia.
Le fichier GEST est trié par numéro INSEE puis par numéro de mouvement.
→ Le numéro de dossier est toujours égal à 00 lors de la première prise en charge de l’agent en paie ; un deuxième dossier est créé, sous le numéro 10 par exemple, lorsque l’agent est titularisé ; un troisième dossier peut être créé en paie lorsque le titulaire effectue, par exemple, des vacations par ailleurs. Ainsi, un seul dossier en gestion peut correspondre à plusieurs dossiers en paie. On doit faire une prise en charge pour chaque nouveau dossier d’un agent. Les dossiers sont numérotés de 10 en 10 de 00 à 90.
→ Un dossier peut figurer dans plusieurs remises lors d’un même mois de paie, mais pour des évènements de gestion différents (par exemple, on peut, sur un dossier, saisir un changement d’indice à une date lors d’une première remise, puis un autre changement d’indice à une autre date lors d’une autre remise ; mais on ne peut pas changer deux fois un RIB lors de deux remises différentes d’un même mois de paie pour un même dossier).
→ Si plusieurs codes ministère sont utilisés dans un établissement (par exemple : un code ministère pour le budget de l’Etat, et un code ministère pour le budget ressources propres), Virtualia gèrera autant de fichiers GEST. On peut retrouver une même personne dans plusieurs fichiers GEST si des interventions doivent être payées au titre de différents ministères. Et une personne peut présenter plusieurs dossiers dans chaque ministère.
Le déroulement de la paie
Le schéma suivant présente l’enchaînement des différentes tâches menant à la production de la paie, en faisant référence aux fonctionnalités du module.
