Les bases de la version 3.7

Table des matières

Présentation des fonctionnalités de Virtualia
Les différents onglets
Modification du mot de passe

Présentation des fonctionnalités de Virtualia

Le menu horizontal situé en haut comprend les commandes pour effectuer les opérations :

Visualiser un dossier, une fenêtre, ou d’une partie du dossier d’un agent, de réaliser les saisies ;
Réaliser des requêtes ;
Effectuer le paramétrage en lien avec le réglementaire, la charte interne…

Les éléments à compléter à minima pour la saisie d’un dossier se situent dans Fenêtre :

Etat-civil : donnée minimale pour créer un dossier ;
Situation administrative : reprends les éléments inhérents à la carrière de l’agent : son statut, sa position administrative, les modalités de services, son grade qui reprend les conditions de rémunération ;
Affectation : emplois et affectation fonctionnelle ;
Services antérieurs : l’indication de la date d’entrée dans la FP permet le calcul du plein ou demi traitement en cas de maladie. Cette information est essentielle pour que le calcul des droits des contractuels s’effectue correctement ;
Administration : entrée et départ de l’établissement.

Les données qui y sont saisies permettent de :

Gérer efficacement la carrière, les congés, les effectifs ;
Retracer des historiques de statuts, carrière ;
De sélectionner les populations en fonction de critères, ou de réaliser des calculs via le requêtage (exemple ancienneté).

💡 Ce qu’il faut retenir, plus les données sont saisies précisément, plus elles pourront être requêtées.

Gérer l’armoire virtuelle

L’encadré vertical correspond à l’armoire virtuelle. Tous les dossiers des agents cohabitent dans l’armoire virtuelle.

Elle comprend la population, qu’il est possible d’affiner en utilisant la commande ssélection > Tous les dossiers ou les dossiers en activité par exemple.

Certaines commandes sont également disponibles dans le menu dossier. Elle est aussi gérée par le biais de ce menu dossier, pour l’ouvrir ou la fermer.

Elle est composée de commandes situées en haut, des dossiers au centre et de compteurs situés en bas.

La feuille blanche (1) permet de créer un nouveau dossier. Pour créér un dossier et l’enregistrer, il faut au minimum un nom, un prénom et une date de naissance.

Vous pourrez ouvrir ce dossier en détail par la suite (2), la croix (3) permet quant-à elle de supprimer définitivement un dossier.

Les boutons suivants (4) permettent de mettre en page les éléments de l’armoire.

L’alphabet permet de filtrer l’armoire en fonction du nom de famille de vos agents. Les couleurs permettent de réaliser le filtre de votre choix (6), par défaut filtre homme/femme. Cette donnée est modifiable dans OUTILS > Paramétrages.

En cliquant sur l’arobase (7), vos filtres réalisés via l’armoire se réinitialiseront.

A côté (8), vous pouvez écrire le nom de l’agent que vous chercherez.

En bas de l’armoire vous pouvez distinguer trois compteurs :

Le 1^er compteur correspond au nombre de dossiers que vous disposez dans votre base de données ;
Le 2^ème compteur correspond au filtre réalisé via la fenêtre sélection ;
Le 3^ème compteur correspond au filtre réalisé via l’armoire - si pas de saisie il s’aligne sur celui du milieu.

Si l’armoire a été fermée, cliquez sur dossier > ouvrir l’armoire virtuelle. Cette manipulation permet d’éviter de fermer complètement Virtualia.

Ouvrir un dossier

Menu dossier > ouvrir un dossier puis tapez le nom de l’agent. Le nom est surligné dans l’armoire virtuelle et il apparaît au niveau de la barre du menu.

Sélectionnez ensuite l’item qui vous intéresse via le menu fenêtre.

Dans l’armoire virtuelle, il est possible de réaliser la même manipulation en cliquant sur l’icône représentant un dossier ouvert.

Dans l’armoire virtuelle, cliquer directement sur le dossier. Celui-ci est se met en surbrillance et le nom s’affiche dans la barre des menus

Fermer un dossier

Pour fermer un dossier, il suffit de cliquer sur un autre dossier ou dossier > fermer le dossier courant

Les différents onglets

L’onglet dossier

Intervient au niveau du dossier d’un agent :

Création : nouveau dossier,
Suppression d’un dossier : supprimer le dossier courant, toute suppression est définitive,
Fermer le dossier courant : fermer le dossier actuellement ouvert,
Transférer le dossier courant : transfert vers une autre base.

Au niveau d’une fenêtre :

Ouvrir la fenêtre courante : quel que soit le dossier sélectionné, la même fenêtre s’ouvre,
Fermer la fenêtre courante,

Au niveau de l’armoire :

Ouvrir l’armoire virtuelle,
Imprimer des listes : sortir une liste avec des données (nom, prénom, affectation…)
Configurer l’imprimante : par défaut celle paramétrée sur le poste utilisateur
Quitter : fermer Virtualia – possible également d’utiliser la croix située en haut à droite de l’armoire virtuelle
Changer de base de données : passer d’une base à l’autre (archive)

L’onglet édition

Permet d’agir lors de la saisie : copier, coller et annuler la saisie.

L’onglet fenêtre

État-civil : Informations sur l’identité de l’agent. La fiche associée Complément de l’état-civil permet d’indiquer les données relatives aux titres de séjour, ainsi que la date et le lieu de décès d’un agent.

Situation familiale : saisie des informations concernant les enfants et le conjoint de l’agent embauché. Les fiches enfants sont historisées (validation via le bouton OK pour enregistrer chaque saisie) contraitement à la fiche conjoint qui n’est pas historisée (enregistrement à la fermeture de la fenêtre).

Domiciliation : concerne les données personnelles de l’agent : adresse personnelle, numéro de téléphone & portable, adresse mail personnelle, RIB Le lien associé : Adresses secondaires > Onglet Personne à prévenir permet d’indiquer les nom et prénom ainsi que les coordonnées du contact à prévenir en cas d’urgence communiqué par l’agent au service RH.

Diplômes et qualifications : Saisie des diplômes, l’onglet Spécialités à compléter pour les établissements de l’enseignement supérieur

Situation administrative : partie essentielle permettant de gérer le statut, la position et le grade (mode de rémunération pour le salaire de base). Elle est centrale pour la gestion des carrières, gestion des temps, la paie.

Affectation : comprend les fiches affectations et affectations secondaires (multi affectations). On y indique l’affectation des agents ainsi que l’emploi occupé.

Contrat d’annualisation : support des pointages et alimentation / ouverture et suivi du CET. Attention pour les contractuels CDI l’intitulé du statut doit comprendre « Contractuel » ou « indéterminée » pour que ces agents voient la ligne CET apparaître sur Virtualia.net).

Temps de travail :

Saisie du cycle de travail dans le dossier de l’agent (après sa création au système de référence). Le cycle de travail saisit dans le dossier de l’agent doit toujours débuter un lundi.
Il permet également d’indiquer les ajustements du planning (changement de cycle sur une période déterminée).
Cela permet le décompte des jours d’absence en fonction des jours travaillés ou non.
Exploité pour les congés/absences et temps de travail.

Formation continue plus de détails dans la partie formations. L’onglet Session de formation n’est pas à modifier en passant par la Fenêtre formation continue mais directement par Point de vue => Plan de formation.

Congés et Absences : Les droits à congés sont saisis pour l’année (= droit année complète). Dans « situation et reliquats » ces droits sont proratisés si besoin en fonction du taux d’activité et/ou de la date de fin de fonction – cessation d’activité dans le bloc « position »

Notation et entretien : Sous réserve de développement possible de mettre en place les entretiens professionnels en ligne

Rangement et références externes :

Lors de la création du dossier (saisie et validation de la fiche état-civil), est généré automatiquement dans Virtualia et indiqué dans la fenêtre rangement et références externes un identifiant Virtualia. Cet identifiant est appelé identifiant interne dans les requêtes.
L’unité de gestion est complétée si un filtre est appliqué sur le compte du gestionnaire (administrer le logiciel). Cela lui permet d’accéder à certains dossiers (établissement/statut…). A la création du dossier le gestionnaire remplit la fiche état-civil et la valide. La fenêtre rangement et références externes s’ouvre. Le gestionnaire doit indiquer le filtre qui s’applique à défaut il n’aura pas accès au dossier créé.
Numéro de badge : obligatoire pour les personnes qui badgent (traitement de nuit contrôle les dossiers avec numéro de badge, permet également la remontée des données de pointage dans Edition Liaison avec le système d’acquisition des temps.
Documents associés : mettre en ligne sur le compte du dossier de l’agent certains documents : arrêté, attestations…
Matériel mis à disposition : gérer prêt de matériel (logistique)

Annotation : bloc notes et l’agenda : permet de tracer les paiements CET, don de congés…

Services antérieurs :

Date d’entrée dans la fonction publique : essentielle pour le calcul du plein et demi-traitement des contractuels
Pour le CIR : Nom de l’école de fonctionnaires et périodes sont obligatoires : Ecoles militaires de type Ecole Polytechnique, Ecole spéciale militaire de Saint-Cyr, Ecole navale…
Onglet services militaires : En cas de service militaire : si déjà fonctionnaire saisie dans la fiche position / si pas fonctionnaire fenêtre services antérieurs onglet services militaires. Cas particuliers ceux qui ont été exemptés du service militaire, le lendemain de la date de naissance de la personne dans date de début et date de fin + traduire dans le CIR par service national
Onglet retraite et pension : sont principalement concernés : la prolongation d’activité et le rachat d’études Onglet cumul de rémunération : suivi des cumuls d’activité des fonctionnaires

Suivi médical : Visites médicales, handicap, vaccination, prévention

Sanctions et décorations

Adresses professionnelles :

Email professionnel pour envoi des mails (circuit de validation des congés)
Identifiant Réseau LDAP complété si accès à Virtualia par connexion au réseau interne => strictement le même identifiant qu’en interne

Visualiser tout le dossier : permet la consultation du dossier. Il est possible de sélectionner les éléments à afficher (les intitulés des parties correspondent aux en-têtes de saisie), de modifier des données et de les enregistrer et d’imprimer.

Planning individuel : Pour visualiser les absences sur l’année civile, vous pouvez également y trouver le débit/crédit pour les agents qui badgent.

LOLF : architecture du budget général de l’établissement répondant à la loi organique relative aux lois de finances de l’État

L’onglet sélection

Cet onglet permet de filtrer les données de l’armoire virtuelle. Les filtres sont cumulables. Pour revenir à zéro, cliquer sur tous les dossiers.

Résumé permet d’avoir un apperçu de tous les filtres en cours.

L’onglet recherches

Il permet :

de réaliser des recherches sur un dossier, en interrogeant les données saisies dans le dossier représentées par ou calculées représentées par
d’effectuer des requêtes : recherche multicritères, statistiques et tableaux de bord.

Plus de détails dans la procédure les requêtes

L’onglet outils

Calculatrice de gestion : permet de simuler un bulletin de paie, un tableau d’amortissement dans le cadre d’un prêt et comprend un convertisseur. ⚠️ Attention, il est a titre information, le bulletin de cotisation n’est pas à jour.
Opérations collectives : évite la saisie dossier par dossier pour des données similaires à une population ou sous population. Cette opération réalise une mise à jour collective des dossiers. Par exemple utilisée pour générer les droits à congés en début d’année, poser des congés imposés pour fermeture de l’établissement, générer les contrats d’annualisation… ⚠️ Attention : pas de marche arrière, une fois généré, les modifications sont enregistrées dans le dossier des agents.
Préférences : permet de paraméter son virtualia : attribuer des couleurs aux dossiers de l’armoire (paramétrage personnel) ; contexte du poste de travail : retrace les liens qui permettent de générer des fichiers excel/word par export, imprimé des listes ou publipostage. Lien à mettre à jour en cas de changement de version du pack office ; périmètre d’utilisation courant : cocher à minima calculer les congés en jours travaillés et ouvrir les affectations sur l’organigramme ; couleurs : paramétrage de la couleur de fond (personnalisation) ; général : langue et monnaie.

Modification du mot de passe

Pour modifier son mot de passe, il faut aller dans outil > modifier le mot de passe

Les caractères spéciaux suivant sont interdits : & # ~ { ( [ - \ / @ ) ] = } § ! : ; , < > + % $