La consultation et la modification d’un dossier

Table des matières

La consultation d’un dossier
La mise à jour d’un dossier
1. Le principe général de saisie
2. Le contenu d’un dossier et son impact en paie

La consultation d’un dossier

Lorsque vous ouvrez le module de préparation à la paie, vous serez automatiquement dirigés sur préparation de la paie > dossier. Sur cette vue, vous retrouvez l’armoire virtuelle, similaire à la version 3.

Il est possible de rechercher un agent en cliquant sur l’alphabet ou en tapant son nom dans la barre.

Nous sommes par défaut positionnés sur les dossiers en activité ou rémunérés pendant l’année en cours. Il est possible d’affiner cette sélection en utilisant le menu déroulant.

Cliquer sur un dossier vous permet d’accéder à toutes ses informations.

Le bandeau rappelle l’identité de l’agent, son NIR, le nombre de ses dossiers en paie, son identifiant Virtualia. Il précise pour chacun de ces dossiers, s’il est actif (*) ou clos.

La situation en paie

Cette page présente, pour le dossier, le contenu de la dernière base paie connue. C’est donc l’état du dossier, tel qu’il a servi à faire la dernière paie et donc tel qu’il est connu à la DGFIP.

La peut être éditée à partir de cette page. Elle permet de déclencher le CCP (Certificat de Cessation de Paiement)

Les bulletins de paie

Cette page permet de consulter les bulletins de paie reconstitués à partir des fichiers KA adressés par la DGFIP après chaque paie.

En cliquant sur , un cumul annuel des paiements s’affichera.

Les historiques

Cette page permet de visualiser l’ « historique Virtualia », répertoriant les différents évènements tels qu’ils figurent dans le dossier Virtualia de l’agent (« Situation en gestion »), en regard de l’ « historique paie », déduit des fichiers KA adressés après chaque paie par la DGFIP.

→ Ces données peuvent être récupérées dans un fichier csv, txt ou pdf.

Le comparatif

Cette option permet de visualiser la fiche de situation Virtualia en regard de la fiche de situation issue du fichier KA. Les écarts entre les deux situations apparaissent en rouge.

La mise à jour d’un dossier

Le principe général de saisie

La page Situation en gestion permet de mettre à jour les informations du dossier ayant une influence en paie, à partir du menu présenté sur la gauche.

💡 Les données de type historique sont présentées par ordre chronologique en haut de page. Utilisez les options de création, suppression, validation de fiche pour compléter le dossier si nécessaire.

Le contenu d’un dossier et son impact en paie

💡 Les informations de Virtualia repérées par le les encarts bleu sont extraites ou exploitées pour la constitution du fichier GEST.

Etat civil

→ Alimentation des mouvements 00 (Nom et prénom) et 9C (Prise en charge allocataire)

Donnée Virtualia	Mouvement	Donnée GEST	Table de correspondance
Qualité	00	Etat-civil	Référentiel DGFIP / Tables générales / Etat-civil
Nom	00	Nom
Prénom	00	Prénom
Patronyme	90	Nom de jeune fille
Date de naissance	00	Date de naissance
Situation familiale	00	Situation de famille	Référentiel DGFIP / Tables générales / Situation de famille
Situation familiale	9C	Situation de famille	Référentiel DGFIP / Tables générales / Situation de famille
N° INSEE	Tous mouvements	N° INSEE

💡 Le N° INSEE constitue la clé de chaque mouvement GEST, et figure dans la zone commune à tous les mouvements.

Adresse

→ Alimentation des mouvements 91 (Adresse début), 92 (Adresse fin) et 22 (Indemnités gérées historiquement)

Donnée Virtualia	Mouvement	Donnée GEST	Table de correspondance
Numéro et nom de la rue	91	Voie
Complément d’adresse	91	Complément d’adresse
Code postal	92	Code postal
Ville	92	Bureau distributeur
Transport domicile-travail	22	Taux	Si transport IDF annuel ou mensuel : Dans Virtualia RH, Outils > Mettre à jour le système de référence > Réglementaire – Général / Tables générales > Transport domicile travail
			Référentiel DGFIP > Eléments de rémunération > Remboursement des titres de transport en région parisienne
			Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Primes et indemnités / 22 – Rembt Transport Ile-de-Fransport mensuel ou annuel (0033)

Seul le remboursement IDF annuel ou mensuel (indemnité 0033) est géré à partir de la donnée « Transport domicile – travail ». (Inutile de saisir le champ « transport domicile – travail » pour un remboursement hors IDF, ou pour un remboursement IDF hebdomadaire)
Le type de « transport domicile – travail » permet de déterminer le code taux de la carte 22 : c’est la « référence » associée au type choisi, dans Virtualia RH, Outils / Mettre à jour le système de référence / Réglementaire – Général / Tables générales / Transport domicile travail
Le déclenchement et l’arrêt du remboursement IDF annuel ou mensuel sont assurés par la saisie de l’évènement dans « Primes et indemnités permanentes» : la carte 22 est générée dans les deux cas, mais avec un code paiement différent
La génération de la carte 22 a lieu après un contrôle supplémentaire : la résidence administrative (Adresse professionnelle), ou à défaut l’établissement (Administration), doit être répertoriée en Ile-de-France (Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Zone de résidence)

Relevé d’identité bancaire

→ Alimentation du mouvement 04 (Références bancaires)

Donnée Virtualia	Mouvement	Donnée GEST
IBAN électronique	04	IBAN électronique
BIC	04	BIC
Domiciliation bancaire	04	Libellé domiciliation bancaire

Enfants

→ Alimentation des mouvements 02 (Eléments de rémunération), 9C (Prise en charge allocataire), 9G (Prise en charge enfant)

Donnée Virtualia	Mouvement	Donnée GEST	Table de correspondance
A charge	02	SFT	Référentiel DGFIP / Tables générales / Droit au SFT
A charge	9C	Indicateur droit PF	Référentiel DGFIP / SFT et prestations familiales / Droit à prestations familiales
A charge	9C	Code prise en charge	Référentiel DGFIP / SFT et prestations familiales / Prise en charge allocataire
Date de naissance	9G	Date de naissance
Prénom	9G	Prénom
A charge	9G	Code enfant	Référentiel DGFIP / Tables générales / Situation enfant prestations familiales
A charge	9G	Code enfant à charge	Référentiel DGFIP / Tables générales / Enfant à charge au titre des prestations familiales
A charge	9G	Code prise en charge	Référentiel DGFIP / Tables générales / Prise en charge enfant

Lors de la prise en charge de l’agent, s’il a au moins un enfant à charge, Virtualia propose un mouvement 02 ouvrant le droit SFT, un mouvement 9C ouvrant le droit prestations familiales, ainsi qu’un mouvement 9G par enfant à charge.
Si l’agent a un premier enfant à charge après sa prise en charge dans l’établissement, Virtualia ne propose pas automatiquement l’ouverture du droit SFT et du droit PF
Dès lors que le droit SFT et le droit PF sont ouverts, Virtualia propose un mouvement 9G pour chaque nouvel enfant à charge vis-à-vis du SFT.

Administration - Collectivité

→ Alimentation des mouvements 01 (Grade et poste), 22 (Indemnités gérées historiquement)

Donnée Virtualia	Mouvement	Donnée GEST	Table de correspondance
Administration	01	Service gestionnaire	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Codes postes - carte 01
Administration	01	Zone de résidence	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Zone de résidence
Administration	01	Code poste	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Codes postes - carte 01
Administration	01	Libellé poste
Départ le	02	Date d’effet
Départ le	02	Code REM = 90
Administration	22	Code taux	Mise à jour des tables de décision / Barêmes des primes / Prime 1102

L’établissement, si la résidence administrative n’est pas saisie, est exploité dans la table de décision permettant d’alimenter la zone de résidence dans le mouvement 01 ; il permet de la même façon de déterminer si l’agent est bien en Ile-de-France pour le remboursement du transport IDF annuel ou mensuel (génération carte 22)
L’établissement, associé au statut, à la zone de résidence, au grade et à la fonction, est exploité dans la table de décision permettant d’alimenter le service gestionnaire et le code poste dans le mouvement 01
L’établissement, associé au grade et à la fonction, est exploité dans la table de décision permettant de constituer le mouvement 22 pour l’indemnité 1102
La date de départ de l’établissement déclenche la proposition d’un mouvement d’arrêt du traitement

Services antérieurs

→ Alimentation du mouvement 65 (Jours de carence)

La date d’entrée dans la Fonction Publique est utilisée pour déterminer l’ancienneté des non-titulaires et définir le droit à maintien de traitement à 100% puis à 50% en cas de maladie ordinaire ; elle contribue donc indirectement à l’alimentation du mouvement 65.

Affectation fonctionnelle

→ Alimentation des mouvements 01 (Grade et poste), 02 (Eléments de rémunération)

Donnée Virtualia	Mouvement	Donnée GEST	Table de correspondance
Emploi exercé	01	Code poste	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Codes postes - carte 01
Emploi exercé	22	Code taux	Mise à jour des tables de décision / Barêmes des primes / Prime 1102

La fonction, associée à l’établissement, au statut, à la zone de résidence et au grade, est exploitée dans la table de décision permettant d’alimenter le code poste dans le mouvement 01
La fonction, associée à l’établissement et au grade, est exploitée dans la table de décision permettant de constituer le mouvement 22 pour l’indemnité 1102

Coordonnées professionnelles

→ Alimentation du mouvement 01 (Grade et poste)

Donnée Virtualia	Mouvement	Donnée GEST	Table de correspondance
Résidence administrative	01	Zone de résidence	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Zone de résidence
Zone de résidence	01	Service gestionnaire	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Codes postes - carte 01

La résidence administrative est exploitée dans la table de décision permettant d’alimenter la zone de résidence dans le mouvement 01
La zone de résidence, associée à l’établissement, au statut, au grade et à la fonction, est exploitée dans la table de décision permettant d’alimenter le service gestionnaire dans le mouvement 01
La résidence administrative est exploitée dans la table de décision permettant de déterminer si l’agent est bien en Ile-de-France pour le remboursement du transport IDF annuel ou mensuel (génération carte 22)

Affiliations sociales

→ Alimentation du mouvement 05 (Indemnités ou retenues permanentes)

Donnée Virtualia	Mouvement	Donnée GEST	Table de correspondance
Affiliation - Caisse de prévoyance	05	Code indemnité = 0879
Affiliation - Caisse de prévoyance	05	Base ou montant

La classe PREFON saisie dans le dossier alimente automatiquement le champ « montant » du mouvement 05 : c’est la « référence » associée à la classe choisie, dans Virtualia RH, Outils / Mettre à jour le système de référence / Réglementaire – Général / Tables générales / Caisse assurance
Le déclenchement et l’arrêt de la cotisation PREFON sont assurés par la saisie de l’évènement dans « Primes et indemnités permanentes» : la carte 05 est générée dans les deux cas, avec un code opération différent

Affiliation mutuelle

→ Alimentation du mouvement 02 (Eléments de rémunération)

Donnée Virtualia	Mouvement	Donnée GEST	Table de correspondance
Mutuelle	02	Mutuelle	Référentiel DGFIP / Eléments de rémunération / Mutuelle

Virtualia propose l’alimentation du mouvement 02 lors de la prise en charge de l’agent ; le gestionnaire doit ensuite compléter le code mutuelle avec le type de garantie retenue (Dossiers / Mouvements)
Lors de la prise en charge, la classe PREFON, saisie dans le dossier, alimente automatiquement le champ « montant » du mouvement 05 : c’est la « référence » associée à la classe choisie, dans Virtualia RH, Outils / Mettre à jour le système de référence / Réglementaire – Général / Tables générales / Caisse assurance
La saisie de la mutuelle dans cette page renvoie à la table Outils / Mettre à jour le système de référence / Réglementaire – Général / Tables générales / Mutuelle de VirtualiaRH qui porte en référence le code exploité par le présent module

Absence

→ Alimentation du mouvement 65 (Jours de carence)

Donnée Virtualia	Mouvement	Donnée GEST
Depuis le	65	Année - mois
Jusqu’au	65	Nombre de jours
Nombre de jours	65	Nombre de jours
Absence	65	Si « congé de maladie ordinaire » ou « maladie » ou « congé maladie »

Les types d’absence « congé de maladie ordinaire », « maladie » ou « congé maladie » permettent de déclencher la proposition d’un mouvement 65, sauf en cas de rechute / prolongation.

Statut

→ Alimentation des mouvements 01 (Grade et poste), 02 (Eléments de rémunération)

Donnée Virtualia	Mouvement	Donnée GEST	Table de correspondance
Depuis le	01	Date d’effet
Statut	01	Service gestionnaire	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Codes postes - carte 01
Statut	01	Poste	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Codes postes - carte 01
Depuis le	02	Date d’effet
Statut	02	Code SS	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Eléments de rémunération - carte 02
Statut	02	Code RC	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Eléments de rémunération - carte 02
Statut	02	Code REM	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Eléments de rémunération - carte 02
Statut	02	Code Stat	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Eléments de rémunération - carte 02
Statut	02	Imputation PCE	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Eléments de rémunération - carte 02
Situation	02	Code SS	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Eléments de rémunération - carte 02
Situation	02	Code RC	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Eléments de rémunération - carte 02
Situation	02	Code REM	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Eléments de rémunération - carte 02
Situation	02	Code Stat	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Eléments de rémunération - carte 02
Situation	02	Imputation PCE	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Eléments de rémunération - carte 02
Date fin de contrat	02	Date d’effet
Date fin de contrat	02	Code REM = 90

Le statut, associé à l’établissement, à la zone de résidence, au grade et à la fonction, est exploité dans la table de décision permettant d’alimenter le service gestionnaire et le code poste dans le mouvement 01
Le statut et la situation, associés à la position, à la modalité de service, au taux d’activité et au motif de position, sont exploités dans la table de décision permettant d’alimenter les codes SS, RC, REM, Stat et l’imputation PCE dans le mouvement 02
La date de fin de contrat déclenche la proposition d’un mouvement d’arrêt du traitement

Postition administrative

→ Alimentation des mouvements 02 (Eléments de rémunération), 03 (Temps partiel et rémunérations précalculées)

Donnée Virtualia	Mouvement	Donnée GEST	Table de correspondance
Depuis le	02	Date d’effet
Position	02	Code SS	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Eléments de rémunération - carte 02
Position	02	Code RC	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Eléments de rémunération - carte 02
Position	02	Code REM	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Eléments de rémunération - carte 02
Position	02	Code Stat	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Eléments de rémunération - carte 02
Position	02	Imputation PCE	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Eléments de rémunération - carte 02
Modalité de service	02	Code SS	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Eléments de rémunération - carte 02
Modalité de service	02	Code RC	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Eléments de rémunération - carte 02
Modalité de service	02	Code REM	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Eléments de rémunération - carte 02
Modalité de service	02	Code Stat	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Eléments de rémunération - carte 02
Modalité de service	02	Imputation PCE	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Eléments de rémunération - carte 02
Taux d’activité	02	Code SS	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Eléments de rémunération - carte 02
Taux d’activité	02	Code RC	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Eléments de rémunération - carte 02
Taux d’activité	02	Code REM	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Eléments de rémunération - carte 02
Taux d’activité	02	Code Stat	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Eléments de rémunération - carte 02
Taux d’activité	02	Imputation PCE	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Eléments de rémunération - carte 02
Motif de fin de position	02	Code SS	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Eléments de rémunération - carte 02
Motif de position	02	Code RC	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Eléments de rémunération - carte 02
Motif de position	02	Code REM	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Eléments de rémunération - carte 02
Motif de position	02	Code Stat	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Eléments de rémunération - carte 02
Motif de position	02	Imputation PCE	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Eléments de rémunération - carte 02
Fin le	02	Date d’effet
Fin le	02	Code REM = 90
Depuis le	03	Date d’effet
Taux d’activité	03	Code temps partiel	Référentiel DGFIP / Tables générales / Mode temps partiel
Taux d’activité	03	Numérateur
Taux d’activité	03	Dénominateur

La position, la modalité de service, le taux d’activité et le motif de position, associés au statut et à la situation, sont exploités dans la table de décision permettant d’alimenter les codes SS, RC, REM, STAT et l’imputation PCE dans le mouvement 02.
Le taux d’activité permet à la fois de déclencher la proposition de mouvement 03, et de l’alimenter ; par exemple, le numérateur et le dénominateur sont respectivement égaux à 32 et 35 si le taux d’activité est de 90%.
Si le taux de surcotisation est renseigné et positif, le code temps partiel de la carte 03 proposée sera positionné à « SP - Agents titulaires à temps partiel ayant choisi de surcotiser à la pension civile sur traitement plein » (Tâches d’administration / Référentiel DGFIP / Tables générales / Type de temps partiel)
Si le taux d’activité revient à 100% après une période de temps partiel, le module Paie-GEST propose un mouvement 03 de cessation de temps partiel (code temps partiel, numérateur et dénominateur = ZZZ).
Le module Paie-GEST propose également un mouvement 03 en cas de changement de taux d’activité pendant un temps partiel.
⚠️ En cas de passage à temps partiel, la modification des mouvements de primes à impacter n’est pas proposée par le module.
La date de fin d’une position d’activité déclenche la proposition d’un mouvement d’arrêt du traitement.

Grade

→ Alimentation des mouvements 01 (Grade et poste), 20 (Indemnités ou retenues exceptionnelles), 22 (Indemnités gérées historiquement)

Donnée Virtualia	Mouvement	Donnée GEST	Table de correspondance
Depuis le	01	Date d’effet
Grade	01	Code grade	Dans Virtualia RH, Outils / Mettre à jour le système de référence / Emplois et statuts / Grades ; dans le dossier du grade :
Grade	01	Service gestionnaire	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Codes postes - carte 01
Grade	01	Poste	Mise à jour des tables de décision / Tables de décision paie / Codes postes - carte 01
Echelon	01	Echelon
Indice majoré	01	Indice
Indice majoré personnel	01	Indice si présent
Grade	20	Montant	Mise à jour des tables de décision / Barême des primes / ACF
Echelon	20	Montant	Mise à jour des tables de décision / Barême des primes / ACF
Grade	22	Code taux	Mise à jour des tables de décision / Barême des primes / Prime 1102
Grade	22	Code taux	Mise à jour des tables de décision / Barême des primes / Prime 1103
Echelon	22	Code taux	Mise à jour des tables de décision / Barême des primes / Prime 1103
Grade	22	Code taux	Mise à jour des tables de décision / Barême des primes / Prime 1104
Echelon	22	Code taux	Mise à jour des tables de décision / Barême des primes / Prime 1104

Le grade, associé à l’établissement, à la zone de résidence, au statut et à la fonction, est exploité dans la table de décision permettant d’alimenter le service gestionnaire et le code poste dans le mouvement 01.
Le grade et l’échelon, associés à la région (IDF / Province), sont exploités dans la table de décision permettant d’alimenter le montant dans le mouvement 20, dans le cas de l’ACF.
Le grade, associé à l’établissement et à la fonction exercée, est exploité dans la table de décision permettant d’alimenter le code taux dans le mouvement 22 dans le cas de la prime 1102.
Le grade et l’échelon, associés à l’ancienneté dans l’échelon, sont exploités dans la table de décision permettant d’alimenter le code taux dans le mouvement 22 dans le cas de la prime 1103.
Le grade et l’échelon sont exploités dans la table de décision permettant d’alimenter le code taux dans le mouvement 22 dans le cas de la prime 1104.

Double carrière – Détachement interne

Les pages « Situation statutaire », « Position et modalité de service » et « Corps, grade et échelon » sont utilisées en cas de détachement interne, en lieu et place des pages « Situation statutaire », « Position et modalité de service » et « Corps, grade et échelon » du paragraphe « Carrière ». Les données sont exploitées de la même façon que celles de la carrière d’origine.

Régime indemnitaire

→ Alimentation des mouvements 05 (Indemnités ou retenues permanentes), 20 (Indemnités ou retenues exceptionnelles), 22 (Indemnités gérées historiquement)

Donnée Virtualia	Mouvement	Donnée GEST	Table de correspondance
Depuis le	05	Code opération = 1 (création)
Depuis le	22	Date d’effet
Depuis le	22	Code paiement = 1 (début paiement)
Jusqu’au	05	Code opération = 0 (suppression)
Jusqu’au	22	Date d’effet
Jusqu’au	22	Code paiement = 2 (arrêt paiement)
Indemnité	05	Code	Tâches d’administration / Mise à jour des tables de décision / Primes et indemnités
Indemnité	20	Code I/R	Tâches d’administration / Mise à jour des tables de décision / Primes et indemnités
Indemnité	22	Code Indemnité	Tâches d’administration / Mise à jour des tables de décision / Primes et indemnités
Montant	05	Montant	Voir précisions ci-dessous
Montant	20	Montant	Voir précisions ci-dessous
Montant	22	Code taux ou Donnée B selon cas	Voir précisions ci-dessous

Toutes les primes et indemnités du régime indemnitaire sont gérées par ces fiches.

⚠️ Seule exception les ARE sont saisies dans « Variables de paie ».

Sont au minimum saisis ici : Date de début, date de fin et indemnité. Le montant est nécessaire selon les cas.

La table de décision « Primes et indemnités » permet de définir le mode de gestion de chaque prime ou indemnité. Vous pouvez retrouver plus de détails dans la procédure suivante.

Variables de paie

→ Alimentation du mouvement 22 (Indemnités gérées historiquement) :

Donnée Virtualia	Mouvement	Donnée GEST
Du	22	Date d’effet
Elément	22	Code indemnité = 0412
Nombre	22	Donnée A
Taux	22	Donnée B
Au	22	Code paiement = 2 (arrêt paiement)

L’élément « ARE » permet de déclencher la proposition d’un mouvement 22 pour payer l’allocation de retour à l’emploi
Le nombre et le taux doivent porter respectivement le nombre de jours et le taux journalier
Si la date de fin est saisie, le module propose un mouvement 22 d’arrêt de paiement
Dans le cas de l’ARE, une fiche est saisie chaque mois

Heures supplémentaires

→ Alimentation du mouvement 21 (Heures supplémentaires)

Donnée Virtualia	Mouvement	Donnée GEST
Du	21	Date d’origine
Nombre 1ère tranche	21	Nombre d’heures < 14
Nombre 2ème tranche	21	Nombre d’heures > 14
Nombre 3ème tranche	21	Nombre d’heures dimanches et fêtes
Nombre 4ème tranche	21	Nombre d’heures de nuit

⚠️ Les nombres d’heures sont exprimés en centièmes (pas en minutes)