Administration du module
Table des matières
Les tables de décision
Certains mouvements peuvent être constitués grâce à des tables de décision présentant les différentes combinaisons de données Virtualia et leur traduction pour le fichier GEST.
Pour les trouver il faut vous rendre dans tâches d’administrations > mise à jour des tables de décision
Dans l’exemple ci-dessous, le statut, la situation administrative, la position administrative, la modalité de service, le taux d’activité et le motif de la position permettent de déduire les codes SS, RC, REM et STAT ainsi que l’imputation PCE, tels qu’ils doivent apparaître dans la carte 02 du fichier GEST.
Le référentiel DGFIP
Toutes les codifications DGFIP utilisées dans les fichiers GEST sont enregistrées dans Virtualia en tant que référentiel.
Pour les trouver il faut vous rendre dans tâches d’administrations > référentiel DGFIP
Il est possible d’alimenter les transcodifications avec les valeurs Virtualia. Chaque codification peut être désactivée de manière à ne plus apparaître dans les listes de valeurs proposées dans les formulaires de saisie (« indicateur code actif »).
Ces tables sont utilisées dans les mouvements proposés par Virtualia, comme lors de la saisie des mouvements de paie.
L’import de mouvements
Il s’agit de constituer des mouvements sous Excel (Microsoft), et de les importer dans Virtualia pour intégration au fichier GEST.
Pour cela il faut vous rendre dans tâches d’administrations > générer des mouvements
Le centre de la page indique la structure du fichier à importer selon le type de mouvement concerné (05, 20 ou 22) ; il doit être en format txt ou csv.
Dans le bas de page, à la mention nouveau fichier de mouvements, utiliser le bouton choisissez un fichier pour cibler le fichier ; cliquer ensuite sur télécharger le fichier.
Le champ fichier de mouvements en attente de traitement porte alors le nom du fichier ; cliquer sur exécuter pour mettre en œuvre l’import des mouvements dans la base.
Les mouvements importés doivent impérativement respecter les codifications DGFIP, ainsi que la structure attendue pour chaque type de mouvement.
L’intégration des fichiers résultats
Il s’agit d’intégrer à la base les fichiers envoyés par la trésorerie : bulletins de paie, base ayant servi à faire la paie, fichier LR, fichier mensuel des grades NNE.
Rendez-vous dans tâches d’administrations > intégrer des fichiers résultats
Utilisez choisir un fichier pour cibler le fichier à télécharger. Puis cliquer sur télécharger.
💡 Ce sont les six premiers caractères du fichier qui permettent d’en connaître le type (KA « PAY_KA… », base paye « PAY_BA… », LR « PAY_LR… »)
Au fur et à mesure du chargement des fichiers, et si tout ceux concernés pour un type d’intégration sont présents, le bouton correspondant apparait en haut de l’écran, Fichier KA, Fichiers Base Paie. Ces boutons permettent de lancer l’intégration des fichiers au sein du module.
Compte-rendu permet de vérifier si le chargement du fichier KA s’est bien déroulé ; s’il y a eu des anomalies lors du téléchargement, il est possible de relancer le processus après correction des erreurs.
Le bouton historique permet de tracer tous les téléchargements effectués.
Confidentialité du module
Le profil du compte utilisateur est basé sur celui déclaré dans Virtualia RH, défini dans Outils > Administrer le logiciel > Onglet Utilisateurs. Plusieurs utilisateurs peuvent avoir accès au module Paie-GEST, dans la même limite de nombre maximal de connexions simultanées, correspondant au nombre de licences.
→ Dans l’onglet « Périmètre », l’option « Avec simulation des salaires » donne l’accès au module Paie-GEST dans le menu « Edition » de Virtualia RH
→ L’option « Rôle de valideur » donne accès à l’administration du module Paie-GEST (tâches d’administration)
→ Dans l’onglet « Outils », l’option « Etude des rémunérations » permet l’accès à toutes les données en saisie si elle est positionnée à « Oui », et seulement en consultation dans le cas contraire.
→ Par ailleurs, si l’utilisateur a accès à une population particulière (confidentialité dans l’onglet « Filtre »), cette même confidentialité s’applique dans le module Paie-GEST